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 內(nèi)容編輯

密)文件回收紙不可再利用，以免相關(guān)重要資料無法監(jiān)管。

6.9.4  資訊部應對各單位使用之電腦相關(guān)設備、公用資料夾之資料設置安全維護措施，規(guī)定各項硬體設備之存取及列印權(quán)限，並進行監(jiān)督及有關(guān)資訊保密之教育訓練。

         6.10 工程變更文件(ECR/ECN/EN)、圖面、設計稿等之管制具體依《圖面管理規(guī)範》及《工程變更作業(yè)規(guī)範》辦理，但發(fā)行與回收作業(yè)可參照本文件管理程序第6.項相關(guān)條文作業(yè)。

  6.11《控制計劃》等相關(guān)文件的發(fā)行、回收、廢止流程亦參照本文件執(zhí)行。

  6.12 品質(zhì)記錄之鑒別及收集匯總與修訂。

6.12.1 MDCU權(quán)責人員將品質(zhì)系統(tǒng)運作過程中各相關(guān)單位所使用的記錄予以鑑別、收集，依其適切性，規(guī)定其保存部門及保存期限並填入《品質(zhì)記錄一覽表》，經(jīng)管理者代表核準后，分發(fā)各相關(guān)部門以供遵循。

6.12.2 MDCU權(quán)責人員每半年應對所作的《品質(zhì)記錄一覽表》作一次修訂，修訂的時限亦可以根據(jù)實際情況決定，修訂后仍須經(jīng)管理者代表核準，然后分發(fā)相關(guān)部門供遵循。

6.12.3若是所填表單記錄的內(nèi)容須更改則需重填表單或者權(quán)責人員在更改處簽名以示負責。

6.13書面品質(zhì)記錄索引、歸檔、調(diào)閱：

6.13.1各單位之品質(zhì)記錄索引以兩位流水碼為原則編訂，一個檔案類別賦予一個編碼，編訂成品質(zhì)記錄之索引表。

6.13.2近期品質(zhì)記錄按其名稱來建立檔案，並按事件之發(fā)生時序歸檔。

6.13.3以索引號碼作為檔案類別之編號，同一名稱之品質(zhì)記錄用一個檔案名，若數(shù)量較多時，可分兩個或兩個以上資料夾來歸檔，但須以冊次表示其順序，格式如下： 

6.13.4歸檔標示位置一律于檔案外側(cè)立面。

6.13.5超過保存期限之過期品質(zhì)記錄，由存查單位視歸檔類別之容納情況，進行分類整理。

6.13.6整理后的過期品質(zhì)記錄，一律加封面裝訂成冊，封面大小，顏色由各單位自行統(tǒng)一規(guī)定，但封面上能追溯到檔案類別及記錄時段。

6.13.7品質(zhì)記錄檔案的整理與歸檔應便于調(diào)閱。調(diào)閱結(jié)束后，應立即放回原位。

6.13.8書面品質(zhì)記錄之保存與維護：

a)  各單位在保存品質(zhì)記錄檔案時，須考慮存放環(huán)境，以防止檔案資料發(fā)霉、腐爛、蟲蛀、鼠咬或遺失。

b)  品質(zhì)記錄檔案資料存放處，須經(jīng)常打掃，整理，以保持整潔的存放環(huán)境。

6.13.9若品質(zhì)記錄為電腦儲存(需設定密碼保護)、光碟儲存或者其它媒體儲存，則須分類按時序歸檔，並妥善保管。

6.13.10品質(zhì)記錄之銷毀：

a)      各單位應根據(jù)品質(zhì)記錄的保存狀況(書面或電腦或光碟或其它媒體)，對超過保存期限之品質(zhì)記錄作成《品質(zhì)記錄銷毀申請表》，經(jīng)部門主管核準后辦理銷毀。

7. 相關(guān)資料：

   7.1 《圖面管理規(guī)範》                    (IRD-017)

   7.2 《工程變更作業(yè)規(guī)範》             (IRD-015)

8.使用表單:

8.1 《文件/圖面一覽表》                (PGA002-001A)

8.2 《文件標準格式》(首頁)           (PGA002-003B)

8.3 《文件標準格式》(續(xù)頁)           (PGA002-004A)

8.4 《文件會簽表》                         (PGA002-005B)

8.5《文件/圖面分發(fā)記錄表》         (PGA002-007C)

8.6《文件特殊分發(fā)申請表》          (PGA002-008B)

8.7《文件制(修)訂記錄》               (PGA002-011A)

  8.8《品質(zhì)記錄一覽表》                  (PGA002-012A)

8.9《品質(zhì)記錄銷毀申請表》          (PGA002-013A)