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文件分發(fā)、回收作業(yè)

 

a)      在文件審查、會簽、核準(zhǔn)等階段若有任何意見得由權(quán)責(zé)單位修改后再依以上三點(diǎn)要求作業(yè)。

b)     文件制(修)訂狀況：每份文件現(xiàn)行有效狀況，需填寫於《文件制(修)訂記錄表》中，文件首續(xù)頁內(nèi)容有作修訂時，此表格需隨之更新，發(fā)行時亦同。

           6.3.2  文件修訂作業(yè)：

a)      已發(fā)行之文件，各單位如認(rèn)為文件有不合現(xiàn)狀需要修改、增訂時，則告知權(quán)責(zé)部門與文管中心，由權(quán)責(zé)部門承辦人填妥《文件標(biāo)準(zhǔn)格式》(首頁)后提出修改，具體依6.3.1辦理。

b)      文件若有小部份的打字錯誤但不影響實(shí)質(zhì)文意，則直接由各制修訂單位提出修改後，一併納入下次新版本內(nèi)修訂。

6.3.3  文件廢止作業(yè)：申請依6.3.1文件制訂作業(yè)之條文辦理。廢止後原文件編號不得重覆使用。

6.4 文件分發(fā)、回收作業(yè)：

 6.4.1 核準(zhǔn)后之文件，文管中心依據(jù)其內(nèi)容和所涉單位來判定分發(fā)份數(shù)和收文單位，並在《文件/圖面分發(fā)記錄表》上予以登記，請收文單位指定人員在上面簽收。若收文單位指定人員不在，可由其職務(wù)代理人簽收。

a)  原則上，一階二階文件分發(fā)單位為部級或部級以上單位，但亦需考慮具體之實(shí)際需要；

b)  三階文件分發(fā)單位則為草擬單位視其它單位需求而定。

           6.4.2 文管中心在分發(fā)管制文件時應(yīng)在文件每頁加蓋『本公司管制文件發(fā)行章』，若為非管制文件則蓋『本公司參考文件發(fā)行章』。

6.4.3 文件補(bǔ)發(fā)或因工作需要增發(fā)或擬送外部之文件，由相關(guān)單位申請者填妥《文件特殊分發(fā)申請表》經(jīng)其部級主管同意，再由文管中心主管核準(zhǔn)后發(fā)行。文管中心需審核文件是否為管制文件。補(bǔ)發(fā)文件之分發(fā)及管制同6.4.1~ 6.4.3之規(guī)定。對外所發(fā)文件，列為非管制及不予回收文件，須蓋『本公司參考文件發(fā)行章』。

6.4.4 管制文件修訂或廢止時，文管中心須通知各文件保管使用單位繳回舊版或廢止文件，並於通知後一週內(nèi)收齊舊版失效之文件，回收之文件由文管中心加蓋作廢章（方形）予以銷毀，並在《文件/圖面分發(fā)記錄表》上予以登記；文管中心人員於核對回收資料時，應(yīng)注意數(shù)量及內(nèi)容之完整性；舊版之失效文件相關(guān)部門還須參考時，由文管中心加蓋作廢章（圓形）后方可參考；文件有遺失時，由部門主管注明原因並簽字方可生效；若同一份文件有三次以上遺失情況者，將處罰其部門之資料管理員及相關(guān)主管之責(zé)任。

 6.5  文件保存、銷毀作業(yè)：

6.5.1 文件保存作業(yè)：

a)        經(jīng)發(fā)行之文件原稿，均由文管中心列冊保管，且須將前次修訂之原版與現(xiàn)行有效之文件分開保存。

b)        任一文件，文管中心僅保存最新版之文件及其前一版(但SOP可例外，SOP僅根據(jù)需要保存最新版電子檔案及書面檔案，不需保留前一版舊版文件)。

c)        凡列為管制之文件，非經(jīng)公司總(副)經(jīng)理或管理者代表書面授權(quán)，一律不得傳真，不得在管制文件上涂、修改。如需復(fù)印，則依6.8復(fù)印文件管制作業(yè)辦理。

6.5.2 文件銷毀作業(yè)：

a)  由各單位回收之舊版/廢止文件由文管中心加蓋作廢章（方形）銷毀，並在《文件/圖面分發(fā)記錄表》上登記，唯文管中心需保留已蓋舊版資料/作廢章（圓形）之前版原案文件。